Organizzare il testo per categorie e con la struttura PAR

4) Organizzare il testo per Categorie

Immagina di dover scrivere una relazione di 150 pagine su un progetto appena concluso.
Una divisione cronologica potrebbe essere noiosa, e impedirebbe al lettore di capire dove si trovano le informazioni.
In questo caso, la divisione per categorie è molto utile, perché permette di ridurre testi complessi in unità informative più semplici. Una divisione per categorie non è solo utile per testi lunghi, ma in tutti i casi in cui devi scrivere testi in cui le informazioni siano facili da raggiungere e analizzare.

ESEMPIO PER UNA RELAZIONE

  1. Introduzione;
  2. Analisi dello scenario macro-economico nel 2012;
  3. Gli interventi legislativi a favore dell’economia: aspetti legali;
  4. Gli interventi legislativi a favore dell’economia: aspetti finanziari;
  5. …;
  6. ….

ESEMPIO PER E-MAIL

  1. Saluti;
  2. Introduzione offerta;
  3. Dettagli preventivo;
  4. Tempi di consegna;
  5. Tempi di pagamento;
  6. Informazioni per il contatto;
  7. Saluti di chiusura.

5) PAR (Problema-Azione-Risultato)

Buona parte della comunicazione aziendale ha l’obiettivo di far compiere delle azioni: ordinare un prodotto, visitare un sito, chiamare un Numero Verde e così via. Quando la “risposta” è il tuo obiettivo principale, può esserti molto utile un modo di organizzare il testo che si chiama PAR, acronimo di Problema-Azione-Risultato.

Questo tipo di struttura è divisa in tre parti:

  1. Problema di partenza;
  2. Azione da compiere o compiuta;
  3. Risultati ottenuti.

Questa tecnica si può adattare a molti tipi di testo: da un semplice curriculum a una lettera da associare a un preventivo.

ESEMPIO

La DFR è un’azienda che ha bisogno di un fornitore di computer. Ha richiesto alla tua azienda un preventivo e una presentazione della vostra organizzazione.

L’azienda vuole certezze sui tempi di consegna. In questo caso una lettera di presentazione in formato PAR (che illustra quello che avete già fatto per un’azienda simile), con allegato il preventivo è una buona soluzione.

SOLUZIONE

Negli ultimi 2 anni 243 aziende si sono rivolte a noi per rifornirsi di computer. (Problema).

Entro 2 ore dal ricevimento dell’ordine abbiamo avviato il processo di produzione dei computer. (Azione)

Nel 98% dei casi la consegna è avvenuta entro 7 giorni dall’ordine di acquisto. Per l’altro 2% entro 12 giorni. (Risultato)

È importare capire che la struttura PAR non segue necessariamente l’ordine Problema-Azione-Risultato. Nella scrittura pubblicitaria, ad esempio, molte volte è più efficace iniziare il testo con una domanda che illustra il risultato e solo dopo descrivere il problema e l’azione per risolverlo.

ESEMPIO

Devi scrivere una lettera a tutti i rivenditori dei tuoi prodotti per convincerli a spingere una determinata serie di finestre. Hai scelto la struttura PAR (Problema-azione-risultato) perché la ritieni più efficace per gli obiettivi e il target.

Con questa struttura descriverai al rivenditore il suo problema (vendere di più), quale azione deve compiere (ordinare materiale pubblicitario, chiedere ulteriori informazioni) per ottenere risultati (guadagnare di più).

Ecco quindi come potrebbe essere il tuo piano di lavoro per questa lettera.
Target: tutti i nostri rivenditori della linea finestre X

Obiettivi

:spingerli a promuovere la vendita di finestre X in promozione dal 10 giugno al 21 luglio.

INDICE
  1. Introduzione
  2. Corpo
  3. Invito all’azione
  4. Contatti

Entrando nel dettaglio:

Introduzione
  1. Titolo per attirare l’attenzione; (Problema)
  2. Saluti;
  3. Congratulazioni per la collaborazione;
Corpo
  1. Introduzione sulla nuova offerta relativa al prodotto finestre; (Problema)
  2. Dettagli sui vantaggi per i clienti finali; (Risultati)
  3. Dettagli sui vantaggi per il rivenditore; (Risultati)
Invito all’azione
  1. Invito a promuovere le finestre; (Azione)
  2. Invito a richiedere materiale pubblicitario; (Azione)
  3. Dettagli per chiedere ulteriori informazioni; (Azione)
Contatti
  1. Nome e cognome
  2. Saluti
  3. E-mail, telefono, fax

Come vedi, si tratta di una traccia di massima su cui cominciare a organizzare la scrittura. Durante la prima stesura e in fase di revisione finale, questa sequenza potrebbe variare, ma è comunque un utile riferimento per iniziare a scrivere.

Ricordati di noi!