Il livello di formalità del testo

Il livello di formalità: stabilire un rapporto corretto con il lettore

Immagina di essere il responsabile delle Risorse Umane di un’azienda e ti arriva una candidatura di un neolaureato scritta in questo modo.

Ehi capo, mi piacerebbe un casino lavorare con te. Dai, incontriamoci e vediamo se troviamo un accordo.

Oppure immagina che una finanziaria ti offra un prestito scrivendoti una lettera del genere:

Caro Antonio,
ti ho già inviato una lettera per offrirti 5.000 € a un tasso conveniente. Secondo me, se anche questa volta non mi rispondi, non solo fai la figura del maleducato ma dimostri pure di essere poco sveglio. Chi te li dà questi soldi ad un interesse cosi basso
?”

Cosa penseresti delle due persone che hanno scritto questi testi? E delle aziende che rappresentano?

Un errore nel livello di formalità del testo si ripercuote sull’immagine aziendale, facendola apparire poco professionale, incapace di comprendere le esigenze dei clienti/referenti, poco rispettosa, a volte anche maleducata.

Non è facile decidere il livello di formalità di un testo, perché si rischia di essere troppo formali o troppo distaccati. Anche in questo caso, può aiutarti uno schema semplice ma efficace. Poniti due domande:

  1. Conosci il tuo destinatario personalmente?
  2. L’oggetto della comunicazione è positivo, negativo o neutrale?

Fa molta differenza se il destinatario ti conosce oppure no.

Nel primo caso superi subito le barriere di diffidenza che si riservano ad un’azienda che ti scrive e probabilmente vuole venderti qualcosa.

Se il manager di un’azienda che produce tappetini per auto riceve una lettera dalla Fiat, la apre. Se è l’azienda che produce i tappetini a scrivere al Responsabile Acquisti della Fiat, è tutto più complicato e dovrà impegnarsi molto di più per rendere il testo chiaro, efficace e convincente.

Il direttore marketing con cui hai parlato al telefono per la prima volta due ore fa è diverso da un cliente che ti conosce da 22 anni con cui hai sempre avuto ottimi rapporti.

Una persona sconosciuta che ha comprato il tuo prodotto e che scrive al tuo Servizio Clienti per chiedere assistenza è diversa da una cliente che conosci personalmente.

Più diventa sconosciuto il destinatario, più aumenta il livello di formalità richiesto.

Tu, Lei o Voi? Quale pronome usare?

Il Tu, il Lei ed il Voi non sono solo pronomi: sono un modo di costruire e comunicare l’immagine di te o della tua azienda, perché raccontano a chi legge se sei in grado di capire con chi stai parlando e, soprattutto, se hai rispetto per lui e per il suo ruolo.

Ecco alcuni consigli pratici per capire quale sia il giusto livello di formalità consentito da una comunicazione scritta.

A chi stai parlando?

Prima di decidere se dare del Tu o del Lei, è opportuno conoscere un po’ di più della persona a cui stai scrivendo.

Dopo che hai fatto l’analisi del destinatario e degli obiettivi, ricorda che le persone non hanno una sola personalità, ma tante quante sono i loro “status sociali”.

Si può essere al mattino un rigido capo ufficio e di sera un padre affettuoso.
Si può essere un artigiano per lavoro e un appassionato di computer nel tempo libero.
È chiaro che il tuo modo di scrivere sarà diverso se dovrai raggiungere il falegname o l’esperto di PC.
Stai scrivendo alla stessa persona, ma a due personalità diverse.

Se vuoi vendergli la nuova colla per fissare i piedini degli armadi, stai parlando al professionista del legno. In questo caso non ti sogneresti mai di dare del Tu, ma è d’obbligo un formale Lei. Se invece stai scrivendo alla stessa persona nelle sue vesti di appassionato di PC e vuoi convincerlo a comprare l’ultima versione del tuo processore, è accettabile usare un tono meno formale e dargli del Tu scrivendo: “Aumenta la potenza del tuo PC con il nuovo chip XR345”.

Una lista di controllo per capire a chi stai scrivendo

  • Conosci bene la persona a cui stai scrivendo? SI_NO
  • La conosci personalmente? SI_NO
  • Hai avuto con questa persona frequenti contatti anche “virtuali”? SI_NO
  • É il vostro primo contatto o ce ne sono stati già altri? SI_NO
  • Questa persona ha fiducia in te e nella tua azienda? SI_NO
  • Qual è il rapporto “gerarchico” tra te e questa persona? Considerando i normali criteri di valutazione sociale (Età, tipo di lavoro, reddito, titolo e così -via) sei “superiore o inferiore” rispetto al destinatario della comunicazione?

In ragione della prevalenza di Sì o No deciderai di usare il Tu, il Lei o un livello di formalità più neutro.

Differenza tra buone e cattive notizie

Un altro elemento da prendere in considerazione è la distinzione tra buona e cattiva notizia.

Quando la notizia è buona, il destinatario è meno attento allo stile, al tono e al livello di formalità. Se devi scrivere a un cliente che gli hai accordato uno sconto del 50%, quasi sicuramente non si offenderà per un tono troppo entusiasta o un uso disinvolto del Tu.

Quando la notizia è cattiva, il Lei è la scelta giusta per dimostrare che si sta inviando una notizia sgradita, ma hai comunque rispetto del destinatario.

È per questo che le lettere di licenziamento viaggiano sempre con il Lei, anche se chi te la spedisce lavora con te da 30 anni e vi siete sempre dati del Tu!

Il pericolo della maleducazione

Grazie all’e-mail e al web, il tono della comunicazione scritta è diventato meno formale.

Il Tu è ormai imperante. Questo è un vantaggio, perché rende le comunicazioni più semplici e meno ingessate. Ma l’informalità non è sempre la scelta giusta.

Quando si invia un curriculum, quando si cerca di prendere un appuntamento di lavoro, quando si vuole vendere un prodotto ad una persona sconosciuta, bisogna pensarci bene prima di usare lo stesso tono che si usa parlando al vecchio amico di scuola.

La formalità passa anche attraverso il formato del testo

La scelta del livello di formalità di un testo dipende anche dal mezzo di comunicazione. Ci sono mezzi per cui le persone si aspettano più formalità rispetto ad altri. Un mezzo molto formale è una lettera standard su carta intestata. Quello più informale è l’e-mail.

Non importa quanto sia serio l’oggetto della comunicazione, né quanto tu conosca il destinatario. Se invii una e-mail, sarà sempre percepita in modo meno formale rispetto ad una lettera.

Ciò non significa che non devi inviare i messaggi importanti via e-mail. Significa che le e-mail dal contenuto davvero importante dovrebbero avere tono e stile più formali, per compensare l’informalità del mezzo.

Ecco una classifica dei mezzi partendo dai più informali:

  1. Note scritte a mano;
  2. Note a margine;
  3. Volantini;
  4. E-mail;
  5. Brochure;
  6. Newsletter
  7. Lettere su carta intestata;
  8. Allegati e-mail, se rispettano criteri di formalità;
  9. Rapporti e relazioni;
  10. Documenti legali.

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